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100回以上の幹事経験で掴んだ、大人数での飲み会代のお金を確実に回収する3つのコツ!

幹事が飲み会のお金を回収する3つのコツ

とんぺい

飲み会の幹事を任されちゃったけど、お金の回収がうまくできるか心配

ハラペー

飲み会代の回収のコツを伝授しよう

お花見、送別会、歓迎会、忘年会、新年会などなど。

大人数での飲み会・宴会って楽しいですよね。

でも…幹事は大変。

問題になってくるのがタイトルにも書いた通り、飲み会代のお金回収です。

会社側で全額支払いで参加者の負担無しなら楽ですが、参加者からお金を回収する時は注意が必要です。

私は幹事を任される事がこれまで多くあり、小さい飲み会から大規模の幹事を通算100回以上経験しました。

そこでこの記事では、飲み会のお金を参加者からうまく回収するコツについて書いていきたいと思います。

注意
参加者から飲み会代をもらいそびれて、幹事が自腹を切るのは絶対ダメ。一生懸命準備をして、当日動きまわった幹事が損をすることがあってはいけません。

飲み会代を回収する3つのコツ

飲み会代を回収する3つのコツ

飲み会が始まるより前段階でお金を回収しておく

ハラペー

飲み会代の回収で、1番重要なのは、事前にお金を回収しておくことです。

これができていれば、飲み会当日に慌てる必要は全く無し。

ドタキャンや遅れて参加する人、途中で帰る人がいても気にしなくてオーケーです。

前日までに料金を払ってもらえなかった場合は、当日飲み会会場の入り口で待ち伏せをしたり、乾杯前に話しかけてお金を回収しちゃいましょう。

MEMO
チケット制・支払い完了のメールを送るなど、いろいろと工夫ができる部分ですね。

飲み会代は1人で回収せず、人をうまく使って回収する

ハラペー

飲み会代の回収は1人で行ってはいけません。

例えば100人参加の飲み会だった場合、1人で資金回収してると膨大な手間と時間がかかってしまいます。

大人数の飲み会の時は、事前に手伝ってくれる方を探しましょう。

100人での飲み会なら5〜10人位いるといいですね。

例えば会社飲み会であれば、部署、支店、営業所、学年、島、列などのそれぞれ所属しているグループの、動きの良い若手にお願いすると良いでしょう。

私が幹事をする場合、10人位の飲み会でも資金回収係、お店を決める係、二次会のお店を探す係を事前に決めて飲み会に挑むようにしています。

MEMO
仮に自分が1番下っ端でも、歳の近い先輩に手伝いをお願いしちゃいましょう。

会費を実際の金額よりも少し多めに回収する

ハラペー

会費は少し多めに回収するべし
  • お金の受け取り間違い
  • お釣りの返金ミス
  • 回収漏れ
  • ドタキャン
  • 誰かが勝手に追加注文
  • 急な出費
  • プレゼント代
  • 催し物代

 

上記の理由で、支出が事前の想定よりも上回る事があります。

そんな場合に備えて、飲み会代は多く回収しておくのが重要です。

MEMO

3,500円の飲み会代→3,700円回収

4,000円の飲み会代→4,500円回収

費用が足りなくて後から追加で料金を回収するよりも、参観者に余ったお金を返金をする方が幹事への印象が全然違ってきますよ。

余ったお金は、次回の飲み会代金や二次会の費用に充てたり、手伝ってくれた方へキャッシュバックするのも良いかもしれません。

注意
余ったお金を自分の懐だけにしまっておくと、せっかく幹事を頑張っても「せこい幹事」という悪い評判が広まってしまう可能性があります。

ハラペー

飲み会代はギリギリ足りるより、少し余るくらいがちょうど良いんです。私の場合、もちろん余ったお金は…

飲み会代を払わない人、回収できないの特徴

  • 当初、参加の予定ではなかった人
  • 飲み会の途中で抜ける人
  • ドタキャンした人
  • 泥酔してる人
  • 遠方からの参加している人

これまで幹事をしてきてお金を回収しづらい方はこんな人たちですね。

要注意です。

飲み会後に、飲み会代のお金を回収するにはどうしたらいい?

飲み会前や飲み会当日にお金を回収できないこともあるでしょう。

そのような場合は、できるだけ早く回収するのが重要です。

時間が経ってしまうと、支払う方も飲んだ事の記憶や支払いに対する責任感が薄れてきます。

同じ会社であればその人の席まで行き、直接回収するのが手っ取り早いです。

遠方にいる方からのお金の回収はけっこう大変です。

次会った時に回収するのでは忘れてしまう可能性や、退職や海外転勤などでしばらく合えなくなってしまう可能性もあるかもしれません。

そんな場合は、キャッシュレスアプリの「LINE Pay」を利用してお金を送金してもらいましょう。

LINEを使っていれば、手軽にLINE Payを始めることができます。

linepayでの支払い

MEMO
飲み会後に飲み会代を回収する方法

  • 訪問徴収
  • 振込依頼
  • 現金書留
  • LINE Payで支払い受付

LINE Pay以外にも、仮想通貨を買ってもらい送ってもらう方法もあります。

あなたの仮想通貨のアドレスもしくはQRコードを、会費を払ってくれない相手に伝えて送金してもらいましょう。

まとめ:幹事が飲み会代を回収する方法

いろんな手段を使って飲み会代回収をしてみましょう。

LINE Payなら遠方の方とでもお金のやりとりができるので便利です。

 

ちなみに…

幹事は飲み会代をお店に支払う必要がありますが、まさか現金で払っている幹事はいないですよね??

飲み会代は楽天カードなどのクレジットカード、もしくはLINE Payのようなキャッシュレスアプリで支払ってポイントを大量に貯めちゃいましょう。

MEMO
参加者20人で飲み会代一人4000円の場合だと、飲み会代が8万円。

それを還元率5%の楽天ペイで支払えば4,000円分のポイント還元があります。

楽天カードの支払いでも800円分(還元率1%)のポイント還元があるので、クレジットカードやキャッシュレスアプリを使わなきゃ損ですよ。

ハラペー

支払いでポイントを貯めるのは、幹事の特権。せこいいね !
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