飲み会代を回収する3つのコツ｜幹事100回超の実体験

歓迎会や忘年会など、大人数の飲み会で大変なのが会費の回収です。

1人でも未払いのままだと、幹事が立て替えることになりかねません。

ぼくは小さな飲み会から100人規模の宴会まで、通算100回以上の幹事を経験しました。

そこで実感したのは、飲み会が始まる前に「金額・期限・支払い状況」を固めることがいちばん効くということです。

この記事では、飲み会代を回収する3つのコツと、払ってもらえないときの催促方法を紹介します。

キャンセル料や余った会費の扱いは、幹事だけで決めず、参加者に事前に伝えておきましょう。

–この記事を書いている人–

飲み会代の回収は「事前」が9割

この3つを決めておけば、当日に参加者を追いかける手間がかなり減ります。

特に大切なのは、会場へ着く前に支払いを終えてもらうことです。

飲み会代を回収する3つのコツ

1．会費・期限・キャンセル時の扱いを先に伝える

参加者を募集するときに、会費と支払期限を一緒に伝えます。

お店のキャンセル規定も確認し、「前日以降の欠席は実際にかかった分を負担」など、扱いを先に共有しておくと揉めにくいです。

会費を多めに集める場合も、「景品代を含む」「予備費として300円を含む」のように内訳を伝えておきましょう。

金額だけを伝えるより、何に使うお金かまで見えるほうが参加者も払いしぶりにくくなります。

2．できるだけ飲み会の前に回収する

会費は、できるだけ開催日の前日までに回収します。

事前に集めておけば、遅刻する人や途中で帰る人がいても、当日に慌てずに済みます。

現金で集める場合は、お釣りが出ない金額をお願いするのがシンプルです。

離れた場所にいる相手には、PayPay残高の「送る・受け取る」や銀行振込を使えます。

日本国内のLINE Payは2025年4月30日に終了しました。
現在はLINEのトークルームからPayPay残高を送ることもできます。

PayPayで送る場合は、金額だけでなく相手も確認してもらいましょう。

PayPay残高は受け取り後に取り消せないため、送り先の間違いには注意が必要です。

PayPay残高を送る・受け取る方法は公式ヘルプで確認できます。

3．支払い一覧を作り、大人数なら回収係を分ける

参加者の名前と支払い状況を、紙や表計算アプリで一覧にします。

現金を受け取ったら、その場で「支払い済み」に変えるだけです。

記憶だけに頼ると、「誰から受け取ったっけ？」が起こります。

人数が多い飲み会では、部署やテーブルごとに回収係を決めるとラクです。

ぼくは10人ほどの飲み会でも、会費を集める人、お店とやり取りする人、二次会を探す人に役割を分けていました。

100人規模なら、各グループに1人ずつ担当者を置くと回収状況を追いやすくなります。

当日に飲み会代を回収するときの流れ

事前に払っていない人には、受付か乾杯前のタイミングで声をかけます。

お酒が進んでから集めると、席の移動や注文で誰が払ったか分かりにくくなります。

現金を扱うなら、受け取る人と一覧を更新する人の2人に分ける方法もあります。

飲み会後に未払いの人へ催促する方法

飲み会後まで未払いが残ったら、記憶が新しいうちに連絡します。

「払ってください」だけではなく、金額・期限・支払方法を1通にまとめるのがコツです。

昨日はありがとうございました。
飲み会代5,000円の支払いがまだ確認できていないため、9月15日までにPayPayまたは銀行振込でお願いします。
すでに支払い済みでしたら、行き違いですみません。

相手を責める言い方にせず、「まだ確認できていない」と事実だけを伝えます。

送金済みなのに表示名が違う場合もあるため、行き違いへの一言も添えておくと安心です。

キャンセル料・余った会費・ポイントの扱い

キャンセル料は店の規定と実費に合わせる

欠席した人から会費をもらうかは、お店から実際にキャンセル料を請求されたかで判断します。

請求がないのに全額を集めると、参加者とのトラブルにつながります。

余った会費は収支を伝えてから返す

会費が余ったら、レシートと残額を参加者へ共有します。

返金するのが分かりやすく、次回へ繰り越す場合は参加者の了承を取っておきましょう。

余ったお金を幹事や手伝ってくれた人だけで分けるのは避けたほうが無難です。

支払いで付いたポイントも先にルールを決める

お店が対応していれば、クレジットカードやキャッシュレス決済でまとめて払える場合があります。

ただし、会社の経費や公的な集まりでは独自のルールがあるため、勤務先や主催者の決まりを優先してください。

私的な飲み会でも、ポイントを幹事が受け取ることに不満が出そうなら、事前に参加者へ伝えておくとスッキリします。

飲み会代の回収でよくある質問

飲み会代はいつ回収するのがいい？

開催日の前日までがおすすめです。

間に合わなければ、受付か乾杯前に集めます。

PayPayだけで回収してもいい？

参加者全員が使えるなら管理しやすい方法です。

使っていない人のために、現金や銀行振込も選べるようにしておくと回収しやすくなります。

ドタキャンした人から全額もらっていい？

お店のキャンセル規定と、実際に幹事が負担した金額に合わせます。

参加募集の時点でキャンセル時の扱いを伝えておくと、後から揉めにくくなります。

まとめ：飲み会代は事前回収と一覧管理で漏れを防ぐ

• 会費・期限・キャンセル時の扱いを先に伝える
• 前日までに現金・PayPay・銀行振込で回収する
• 支払い一覧を作り、大人数なら回収係を分ける
• 余った会費は収支を共有して返金する

飲み会代の回収は、当日の声かけより事前準備で決まります。

参加者にもルールを見える形で共有して、幹事だけが立て替えや確認作業を抱えないようにしましょう。